Notre guide pour télétravailler à 100%

Bonjour nouveaux télé-travailleurs !

Il y a l’avant et il y aura l’après COVID-19… cette crise nous bouleverse, tant sur un point personnel que professionnel. Nous devons nous adapter, modifier nos comportements, subir, survivre, s’occuper de nos proches, rassurer et pour certains, côté boulot, apprendre à télé-travailler, gérer une équipe à distance, collaborer, rester productifs et motivés. Pas simple, mais on peut vous aider !

Chez Smily et BookingSync, entreprise informatique commercialisant un logiciel pour la gestion de location saisonnière, nous travaillons sur un modèle 100% remote, c’est-à-dire que tout le monde travaille tous les jours à distance (depuis chez lui ou depuis un coworking) et ce depuis le lancement de notre activité en 2014.

Nous sommes une équipe de 40 personnes, répartis dans 17 pays.

Travailler à distance tout en étant productifs (plus même), motivés et collaborer avec ses collègues ou encore gérer ses équipes sans les voir est donc possible !

Il est certain que de passer en équipe 100% remote du jour au lendemain est un énorme challenge. C’est pourquoi nous souhaitions partager avec vous les outils que nous utilisons, nos bonnes pratiques et notre retour d’expérience en tant qu’équipe travaillant à distance depuis 6 ans.

Toutes les recommandations dépendent en effet de votre industrie, fonction, business… mais il y a sûrement des actions possibles pour pouvoir assurer la continuité de votre entreprise et réaliser votre travail à distance et en équipe !

Les outils que nous utilisons:

Slack pour communiquer avec l’équipe. Gratuit et illimité pour les petites équipes, à partir de 6.25€ / mois / utilisateur pour les PME.

Zoom pour les réunions et partages d'écran (gratuit jusqu'à 10 participants pour 40 min de réunion > possibilité de recréer un lien pour une nouvelle réunion si besoin de + de 40 min).

Aircall pour appeler les clients (ou recevoir leurs appels pour l’équipe commerciale)

Google docs et spreadsheet pour pouvoir travailler de manière collaborative et rendre les documents accessibles à tous.

Dropbox Sign pour signer vos contrats/documents officiels en ligne (plus besoin d'imprimante, ni de papier)

Gmail dans le pack Google Suite (pour avoir des email pro @votre-societe.com) pour envoyer des emails à des personnes externes ou pour traiter des sujets complexes qui doivent laisser des traces écrites et pouvoir être archivés. Sinon, préférez le chat ;)

CloudApp pour réaliser des copies écrans et enregistrer des vidéos d’actions réalisées sur votre écran

Loom permet également l’envoi rapide de vidéos de soi-même et de son écran (notamment utile pour faire des démos ou pour expliquer son problème/là où on est coincé)

LastPass pour stocker et sécuriser les mots de passe

Calendly pour que les clients ou vos collègues puissent réserver un créneau sur votre agenda

Hubspot en tant que CRM pour la gestion des leads clients et partenaires

Jira pour la gestion des tickets avec l’équipe Technique

Productboard pour planifier les développements par l’équipe Produit

Zendesk pour le support clients

BambooHR pour la gestion RH (signaler les absences)

Typeform pour collecter des données (questionnaires, tâches à gérer)

Zapier pour créer des intégrations et automatisations entre applications

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Nos bonnes pratiques (pour vous) :

- Pour avoir une bonne connexion Wifi: placer la box dans un espace dégagé et situé dans une zone centrale de votre logement (si vous êtes plusieurs à utiliser la connexion), éloigner la source Wi-Fi d’au moins 2 mètres d’appareils électriques comme micro-ondes ou téléphone fixe.

- Avoir une routine matinale comme si vous alliez au travail (prenez une douche, un petit-déjeuner, habillez-vous). Laissez du temps entre le moment où vous vous levez et le moment où vous commencez à travailler. Votre état d’esprit n’en sera que meilleur pour débuter votre journée devant l’ordinateur.

- Se préparer un espace de travail ergonomique, surtout sur le long terme ;) > souris, clavier séparé, laptop stand, casque. Et n’oubliez pas de vous étirer.

- Partager l’information et vos questions aux bonnes personnes, au bon moment > ne surtout pas rester bloqués car vous ne verrez plus vos collègues pour une discussion informelle à la pause café️, mais ils sont toujours là :)

- Mais aussi limiter les discussions écrites sans fin. Après les premiers jours de bavardages probablement excessifs, les conversations devraient se stabiliser au fur et à mesure que vous prendrez l’habitude d’utiliser vos (nouveaux) outils de communication et de travailler “seul”. Préférez aussi un appel rapide pour débloquer certaines situations.

- Y a-t-il vraiment une urgence qui nécessite votre réponse dans la minute ? Si non, alors n’hésitez pas à vous signaler en mode occupé ou désactiver vos notifications pour ne pas être dérangé et pouvoir vous focaliser sur une tâche. Vous répondrez à vos collègues et à vos emails une fois satisfait et libéré d’avoir accompli votre mission.

- En parlant de focus…si vous faites face à beaucoup de distractions externes, vous pouvez essayer d’utiliser la méthode Pomodoro afin d’être plus productif. Cette technique invite à travailler pendant 25 min puis prendre une pause de 5 min et répéter ce rythme pendant les moments où vous travaillez. C’est vraiment libérateur et satisfaisant d’avoir réussi à effectuer une tâche et vous verrez que le plus dur est sûrement de prendre la pause de 5 min ;)

- Informer vos collègues de vos horaires de travail/disponibilités (même à distance, vous avez le droit à une pause)

- Si vos enfants sont avec vous, travailler dans une pièce dédiée (et idéalement qui peut se fermer), éviter les allers/retours dans les pièces de vie ou l’on croise ses enfants, garder une routine et des jours/horaires fixes (“maman/papa travaille de 9h à 12h30 et 13h30 à 18h, dans ces horaires, pas le droit de la déranger”). S'ils s’invitent dans le bureau lors d’une visio, mieux vaut les laisser s’exprimer, souvent, après un “hello” à la caméra, ils sont satisfaits et s’en vont d’eux même, sans râler. Il est bon aussi d’expliquer à ses enfants pourquoi travailler c’est important et pourquoi on y passe tant de temps. Vous pouvez aussi impliquer l’enfant en le prenant sur vos genoux et lui expliquant ce que vous faites (après quelques minutes devant un fichier Excel, il devrait retourner à des occupations plus intéressantes pour lui ;). Vous pouvez aussi lui prêter un ordinateur éteint pour faire comme papa ou maman > Conseils de nos 12 collaborateurs-parents ;)

Nos bonnes pratiques (pour votre entreprise) :

- ”Stand-up” > Chaque collaborateur est invité à écrire ses objectifs pour la journée, ce qu’il a réalisé la veille et si quelque chose le bloque dans son travail (rapport pour le manager et pour l’équipe). Bien que tout le monde puisse voir ce sur quoi les autres travaillent et que les managers remplissent également ce “stand-up”. La transparence est clé lorsque l’on travaille à distance.

- Structurer le partage d’informations > il est important de correctement rédiger les messages communiqués afin que les receveurs comprennent rapidement le message, la question ou encore l’action souhaitée. Sur notre outil de communication Slack, nous avons créé des “channels” par sujet et par équipe afin de ne pas submerger les collaborateurs d’informations. Si un collaborateur n’a pas besoin d’être au courant d’une information, alors il ne devrait même pas pouvoir la lire.

- Ajouter des émojis ou GIFs aux messages afin de faire passer les émotions (seulement 7% de la communication est verbale, nous n’hésitons donc pas à utiliser ces petits “smileys” pour montrer notre état d’esprit ou encore à réagir au message par des “OK” quand ceux-ci sont lus).

- Planifier vos réunions, être à l’heure et ne dépasser pas le temps imparti (comme en vrai ;)). Réduire le nombre de réunions (essayer de rendre chaque collaborateur plus autonome dans son travail). Si une réunion est obligatoire alors condenser le nombre de participants afin d’éviter de trop longs délais (les participants transmettront les informations pertinentes aux personnes n’ayant pas participé à l’appel si besoin).

- “Weekly demo” > Chaque équipe enregistre une vidéo de 5 minutes tous les lundis pour partager ses KPI, présenter ce qu’elle a réalisé la semaine passée et ce sur quoi elle va avancer sur la semaine qui arrive. Cette vidéo est partagée à tous et est un super moyen de savoir ce sur quoi les autres travaillent (aussi une mine d’or d’informations permettant d’éviter certaines questions et dérangements auprès de vos collègues). Nous préparons quelques slides afin d’avoir un visuel pendant la présentation (une bulle avec notre visage apparaît sur la présentation afin que nos collègues nous voient - possible notamment avec l’outil CloudApp). Ces slides permettent également de garder une trace écrite des Weekly demos pour consultation ultérieure ou si un collaborateur veut rapidement consulter la présentation sans regarder la vidéo. Nous encourageons cependant fortement la vidéo afin de garder un contact humain avec nos collègues et faire passer nos émotions. Pour cela, lorsque nous avons des appels, nous allumons autant que possible nos webcams.

- Partager les connaissances grâce à un “Knowledge database” > document interne qui permet d’ajouter des informations sur les procédures, le fonctionnement de notre logiciel, les contacts

- Mettre en place une charte sécurité informatique et inviter les employés à utiliser des anti-virus, VPN et autres outils si besoin

Notre retour d’expérience :

Notre équipe a grandi passant de 4 à 40 personnes en 6 ans suivant ce modèle de travail à distance. Nous en faisons les constatations suivantes:

• Productivité > même à des milliers de kilomètres les uns des autres, nous arrivons à réfléchir et produire ensemble. Nous gagnons en efficacité grâce à des réunions très cadrées (une fois l’appel terminé, plus de blabla ! Les décisions prises sont écrites et appliquées). D’un point de vue plus individuel, chaque collaborateur a plus ou moins la possibilité de travailler aux horaires où il est le plus productif. Le fait de ne pas être assis à côté de nos collègues nous permet aussi d’être plus focalisé sur la mission que nous entreprenons (VS l’open space où il n’est pas rare de se faire interrompre)
• Facilité à communiquer/collaborer > cela se passe de manière très naturelle grâce aux outils et bonnes pratiques mises en place. Nous entendons souvent des gens dire “je travaille en équipe, je ne peux pas télétravailler”. Vous avez maintenant compris que ce seul argument n’est pas valable ;) N’oubliez pas que la vidéo est un super outil pour échanger comme si vous étiez proche de votre équipe.
• Réactivité > avec une équipe internationale, il est vrai que les différents fuseaux horaires peuvent être une contrainte, mais dans un modèle remote les collaborateurs se montrent flexibles (ayant la liberté d’être où nous voulons et de mieux allier vie privée et professionnelle, nous sommes prêts à nous lever tôt ou nous coucher tard si notre travail nécessite une réunion avec des collègues à l’autre bout du monde). Une équipe distribuée permet également à l’entreprise de tourner quasiment 24H/24H. Nous offrons en effet un support client couvrant les journées de travail en Asie, Europe et Amérique. Si une urgence arrive, une personne de l’équipe sera toujours là pour répondre, traiter ou alerter si besoin. Aussi, une simple connexion Wifi étant généralement suffisante pour réaliser notre travail, nous pouvons rapidement ouvrir l’ordinateur et débloquer une situation qui aurait normalement nécessité notre retour au bureau (attention tout de même de respecter vos horaires de travail, VOUS n’avez pas à être disponible 24H/24H :) )
• Solidarité > beaucoup de discussions se passant à l’écrit et aux yeux de tous, si l’un d’entre nous n’est pas disponible pour répondre ou agir, alors l’un de nos collègues qui le peut le fera à notre place ! Nous essayons aussi de ne laisser personne bloqué dans une situation. Nous nous assurons que l’information est comprise et si ce n’est pas le cas, nous n’hésitons pas à nous appeler rapidement.
• Prise d’initiatives > nous travaillons seul derrière notre ordinateur et cela nous rend plus autonomes et créatifs pour mettre des actions en place.
• Meilleur épanouissement personnel et professionnel> nous sommes plus libres dans notre travail et dans l’organisation de notre vie privée (famille, passions…). Nous avons 12 collaborateurs-parents et de nombreux sportifs (kitesurfers, plongeurs, boxeurs, skieurs, surfeurs, snowboarders, randonneurs...) et artistes (chanteurs, guitaristes, choristes, danseurs...) qui peuvent exercer leur activité grâce à la liberté d'être où ils le souhaitent ! Certains de nos plus jeunes collaborateurs sont également des “Digital Nomad” profitant de pouvoir travailler et voyager en même temps.
• Sentiment d’appartenance >même si on ne voit pas ses collègues, on a un réel sentiment d’appartenir à une équipe. Nous nous voyons 1 à 2 fois par an pour tisser des liens plus forts et le reste du temps, notre collaboration, notre vision et nos valeurs nous rassemblent et nous permettent de nous sentir membres de la famille BookingSync et Smily <3

Changer votre façon de travailler est un challenge, d’autant plus dans cette situation d’incertitudes que nous traversons pour nos vies personnelles et nos entreprises. Nous espérons que ces quelques mots vous encouragent. Nous sommes là pour vous aider sur le sujet si vous avez besoin. Contactez-nous à > workremote@smily.com

Tous nos vœux de réussite et prenez soin de vous,

L’équipe BookingSync et Smily